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  • 승인 2009.03.06 10:12
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"주단위 지출내역서 정리 '세테크' 기본"

효과적 증빙관리

지난 회에서는 증빙의 종류와 유의점에 대해 알아보았다.

그렇다면 증빙을 받거나 발급하는 경우 관리는 어떻게 하는 것이 효과적일까?
사실 내부적으로 관리를 하는 경우라면 관리를 하는 직원이 따로 있는 것이므로 별도로 신경 쓸 필요가 없다고 생각할 수 있다.

하지만 원장이 들고 다니는 카드라든가 현금으로 지급하고 증빙을 안 받아오는 경우 비용지출의 성격을 알 수 없는 경우가 대부분으로 증빙과 계정과목 구분에 문제가 발생하기도 한다.

식당에서 식사를 한 경우라도 카드결재를 하면 명세서로 금액확인은 가능하지만 복리후생비인지 접대비인지에 대해 명확하지 않을 경우 가사관련경비 즉 원장 개인의 용도로 취급되어 비용인정에 문제가 발생할 수도 있다. 따라서 신용카드전표를 챙겨오거나 현금영수증 등을 챙기고 내용을 메모하는 것이 좋은 세테크가 된다.

기장대리인의 경우 제공되는 정보 외에는 알 수 있는 방법이 별로 없는 경우가 많아 누락이 발생할 수 있으므로, 주단위 또는 월단위 지출내역서를 정리하는 것도 자금관리측면과 더불어 기장대리된 장부의 적정성을 확인하기 위해 필요하다.

이렇게 제공된 증빙과 지출내역서를 통해 내부기장이건 외부기장이건 기장되어 나온 최종산출물이 재무제표다. 재무제표는 매월 자료가 쌓여 한해 경영의 성적과 상태를 보여준다.

이전에도 언급했듯이 회계의 가장 큰 특성은 유연성에 있고, 그에 따라 그 중심에는 사람이 있다. 따라서 작성자의 성향이나 능력에 따라 재무제표는 변할 수 있다는 특징을 갖고 있다. 따라서 재무제표의 특성을 이해해야 의사결정의 오류를 최소화할 수 있다.

병의원과 관련된 재무제표는 대차대조표와 손익계산서로 구성된다. 추가적으로 현금흐름표를 들기도 한다. 재무제표는 결산일 기준으로 작성된다.

여기서 결산일이란 무엇일까? 개인사업자의 경우 한해의 마지막 날 즉 12월 31일이다. 다만 연도 중 폐업한 경우 사업종료일이 된다. 그렇다면 이렇게 나누는 이유는 무엇일까?

일정시점에서 그 상태를 보기 위한 것으로 그 기준일이 들쑥날쑥하면 과세관리가 어려워 기준이 필요한 것이다. 이와는 달리 법인은 결산일을 신고하여 조정할 수 있어 3월말 결산법인 6월말 결산법인 등이 존재한다.

대차대조표

대차대조표란 결산일 현재의 병의원의 현황을 보여주는 표이다. 왼쪽에 자산이 오른쪽에 부채와 자본이 나타나고 양쪽의 합은 항상 같아야 한다. 이를 대차균형이라 한다.

즉 왼쪽은 조달한 자금의 운용을 나타내고, 오른쪽은 자금의 조달형태를 나타낸다. 예를 들어 3억원의 대출을 얻어 3억원의 의료장비를 구입하게 되면, 부채로 조달한 자금을 의료장비라는 자산을 취득하는데 사용한 것이므로 부채가 3억원 늘어남과 동시에 자산이 3억원이 증가하는 것이 된다.

자산이란 사업과 관련하여 보유하고 있는 경제적 자원이라 할 수 있다.

대차대조표의 자산이 되기 위해서는 사업과 관련이 있어야 한다. 원장개인의 주거목적으로 소유한 집은 사업과 무관하므로 자산이 아니지만, 간호사 등 종업원의 기숙사는 사업용이므로 자산이 된다.

보유하고 있는 경제적 자원이므로 받을 권리가 성립한 미회수 의료미수금은 자산이지만, 진료예약 목적으로 받은 선수금의 경우에는 받아서 현금으로 가지고 있으므로 현금계정이 증가하였음에도 불구하고 선수금으로 용역을 제공할 의무가 남아있으므로 부채가 된다.

자산은 1년을 기준으로 현금화 등 가능성에 따라 유동자산과 비유동자산으로 구분한다. 유동자산은 당좌자산과 재고자산으로 비유동자산은 투자자산·고정자산·기타자산으로 구분된다.

부채란 위에서 언급했듯이 병의원 원장이 보유하고 있는 자산 중에서 타인으로부터 빌려서 조달한 부분을 나타내며, 차후에 상환해야 할 부분을 말한다. 즉 금융기관이나 개인으로부터 사업을 위하여 자금을 조달한 것 뿐만 아니라, 사업과 관련하여 구입한 물품의 대가를 지급하지 않은 경우의 미지급금을 포함하고 있다.

부채도 1년을 기준으로 유동부채와 비유동부채로 나뉜다. 예를 들면 개원년도 12월에 5년 계약으로 매년 1억원씩 상환을 약속하고 5억원을 차입했다면 첫해 대차대조표 유동부채에는 유동성 장기차입금으로 1억원을 표기하고, 나머지 4억원은 비유동부채의 장기차입금으로 표기한다. 따라서 전체 차입금현황과 상환스케줄을 검토하기 위해서는 장단기부채를 모두 검토해야 한다.

유동자산에서 유동부채를 나눈 것을 유동비율이라고 하는데 이는 사업체의 단기 지급능력을 보여주는 것으로 일정기준 이상은 돼야 한다. 하지만 위에서 장기차입금을 유동성장기차입금으로 구분하지 않고 장기차입금으로 표시했다면 이 비율이 왜곡되는 것이다.

자본이란 병의원 원장이 보유하고 있는 자산 중에서 원장 본인의 자금으로 운영하고 있는 부분을 나타낸다. 예를 들어 개원을 위해 1억원의 돈을 투자하고, 이를 임대보증금으로 지급한 경우 1억원의 자본이 증가하고, 비유동자산이 1억원 증가하게 된다.

또 다른 예를 들자면 개원 후 결산일시점에 세후 이익이 2억원 발생하고, 이중 1억원을 인출했다면 나머지 1억원은 자본계정에 포함되는 것이다.

▲ 공보경
필자는 건국대 경영학과를 졸업한 뒤 우리들병원과 (주)우리들홀딩스에서 재무·인사팀장을 지내며 의료현장에서 경험을 쌓았다.

공인회계사와 세무사 자격을 취득한 뒤에는 수림회계세무사무소 대표회계사와 태성회계법인의 파트너로 근무하면서 개인 의원과 중소병원의 세무·회계를 전담하고 있다. 현재 고려대 법무대학원 의료법학과에 재학 중이다.

의료분야에서의 경험과 회계사로서의 전문지식을 바탕으로 의료경영의 질적인 향상을 추구하고 있다.

문의(02-561-6510, surim07@naver.com)

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